La protección y el buen manejo de la información personal de sus clientes son muy importantes para COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. por cuanto la misma le permite atender de mejor manera las necesidades que ellos tienen, así como cumplir con las obligaciones a su cargo. Es por ello que, la compañía ha diseñado políticas y procedimientos que en conjunto con la presente Autorización permiten hacer uso de sus datos personales conforme a la ley. Así, lo invitamos a leer cuidadosamente el siguiente texto mediante el cual Autoriza el tratamiento de su información personal:

Por vía de este documento, en mi calidad de titular de la información, Autorizo a COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., a dar tratamiento a mis datos personales para las siguientes finalidades:

• a) Establecer contacto directo e inmediato para intercambiar información relacionada con el negocio;
• b) Realizar negocios de venta de nuestros productos atendiendo incluso los pedidos que se envían;
• c) Establecer acuerdos comerciales;
• d) Informar permanentemente sobre el estado de cartera;
• e) Actualizar el portafolio de productos;
• f) Compartir frecuentemente el inventario de las plantas;
• g) Informar sobre el lanzamiento de nuevos productos;
• h) Aprobación de proformas (pedidos), solicitados por el cliente.

Esta Autorización se hace extensiva a quien represente los derechos de COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., a quien ésta contrate para el ejercicio de los mismos o a quien ésta ceda sus derechos, obligaciones, o su posición contractual a cualquier título, en relación con los productos o servicios de los que soy titular. La base de datos que maneja COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. es conservada y administrada bajo su propia responsabilidad o los terceros que para tal fin se designen, ésta cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de la información.

La presente Autorización estará vigente hasta que sea revocada por el titular o en los eventos previstos por la ley, siempre y cuando no exista ningún tipo de relación con COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., o no se encuentre vigente algún producto o servicio derivado de esta autorización.

Con la aceptación, el titular autoriza el tratamiento de sus datos para las finalidades mencionadas y reconoce que los datos suministrados en la solicitud son ciertos y que no ha sido omitida o alterada ninguna información, aclarando que la falsedad u omisión de algún dato supondrá la imposibilidad de prestar correctamente el servicio.

Debe tener presente, el derecho que tiene como titular de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, así como de solicitar la corrección, actualización o supresión de los mismos, en los términos establecidos por la normatividad vigente, dirigiendo una comunicación escrita al responsable del tratamiento: COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. Calle 224 Nro. 9-60 Bogotá, con los siguientes datos: nombre y apellido, documento de identificación, domicilio a efectos de notificaciones, petición en que se concreta la solicitud, fecha, firma de la persona interesada o enviar correo electrónico a protecciondatosproveedoresccv@acolseg.com.co.

COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales.

Cómo contactarnos:

Nuestra oficina principal está ubicada en la Calle 224 Nro. 9-60, Autopista Norte en la ciudad de Bogotá D.C., correo electrónico para clientes y proveedores protecciondatosproveedoresccv@acolseg.com.co, teléfono (57 1) 364 97 00 Ext. 1840.

Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

• a) Establecer contacto directo e inmediato para intercambiar información relacionada con el negocio;
• b) Realizar negocios de venta de nuestros productos atendiendo incluso los pedidos que se envían;
• c) Establecer acuerdos comerciales;
• d) Informar permanentemente sobre el estado de cartera;
• e) Actualizar el portafolio de productos;
• f) Compartir frecuentemente el inventario de las plantas;
• g) Informar sobre el lanzamiento de nuevos productos;
• h) Aprobación de proformas (pedidos), solicitados por el cliente.

Los datos de carácter personal que se obtengan de su relación con COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., serán recogidos y conservados en una base de datos con la finalidad arriba señalada, y podrán ser objeto de tratamiento por COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., o los terceros que designe. Dicha base de datos se conserva y administra bajo responsabilidad de COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. o los terceros que para tal fin se designen. La base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos. Para fines estadísticos y de medición de satisfacción del cliente se autoriza expresamente la transferencia y/o transmisión internacional de los datos personales bajo niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad. El titular autoriza el tratamiento de sus datos para la finalidad mencionada y manifiesta que los datos que ha suministrado son veraces y que no ha sido omitida o alterada ninguna información.

Se le informa a los titulares de los datos personales que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivo sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, enviando la solicitud a la dirección electrónica disposición y solicitud de los interesados a través del correo electrónico protecciondatosproveedoresccv@acolseg.com.co

Cualquier cambio sustancial en las mismas será informado a través del mismo medio, y en cualquier otro medio que se considere adecuado.

1. PRESENTACIÓN

COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., sociedad comercial con domicilio principal en la Autopista Medellín Km 2.5 Parque Industrial Guadalajara, Bodega 08 del municipio de Cota, identificada con NIT. 830.129.016-4 y matricula mercantil N° 01315164, representada legalmente por la señora MARTHA JANNETH VASCO ALBA, mayor de edad, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. e identificada con la cédula de ciudadanía N° 52.429.587 de Bogotá D.C., dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos complementarios, estableció la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales, donde usted podrá encontrar los derechos que como titular de sus datos personales le asisten, las finalidades, el tratamiento de esos datos recolectados, así como el procedimiento que COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. dispuso para garantizar el uso y seguridad de esta información. Igualmente describe a sus respectivos encargados de atención ante peticiones, quejas, reclamos, entre otras disposiciones de interés.

2. POLÍTICAS GENERALES

El fin previsto en esta política busca determinar el procedimiento que la empresa COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., seguirá para dar cumplimiento al derecho de la protección de los datos personales, configurado en el derecho constitucional del habeas data. El presente documento hace referencia respecto de la información de carácter personal que COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. recolecte, administre o conserve, incluyendo el tratamiento dado a los datos personales de contacto de los clientes cuando sean utilizados para fines comerciales, de mercadeo y/o publicitarios, de los proveedores cuando sean utilizados para fines tributarios y contables y de empleados en lo relacionado al cumplimiento de las normas en materia laboral, todo lo anterior de acuerdo a la normatividad vigente.

3. DEFINICIONES

3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

3.2.  Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

3.3.  Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.4. Dato Sensible: Cualquier dato que afecte la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial ó étnico, la orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o promueva intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos, relativos a la salud, a la vida sexual, datos biométricos, entre otros.

3.5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

3.6.  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

3.7.  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

4.1. Dirigirse a COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. a través de los canales de comunicación establecidos por ésta, los cuales se indican en el presente manual y aviso de privacidad (anexo 1), con el fin de conocer, actualizar, rectificar y eliminar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

4.2. Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada a COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

4.3. Ser informado por COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., previa solicitud efectuada a través de los canales de comunicación dispuestos por ésta, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.

4.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

4.6. Acceder en forma gratuita a través de los canales dispuestos por COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4.7. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• a)  Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
• b)  Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• c)  Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• d) Por un tercero debidamente autorizado por el titular o por la Ley.

4.8. La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. a)  A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. b)  A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden

judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. a través de su Aviso de Privacidad (Anexo 1) informará acerca de los canales previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS

5.1. Clientes.

Los datos personales que solicitamos a los clientes tienen como finalidad: a) Establecer contacto directo e inmediato para intercambiar información relacionada con el negocio; b) Realizar negocios de venta de nuestros productos atendiendo incluso los pedidos que se envían; c) Establecer acuerdos comerciales; d) Informar permanentemente sobre el estado de cartera; e) Actualizar el portafolio de productos; f) Compartir frecuentemente el inventario de las plantas; g) Informar sobre el lanzamiento de nuevos productos; h) Aprobación de proformas (pedidos), solicitados por el cliente.

5.2. Proveedores.

Los datos personales que se solicitan a proveedores y/o contratistas tienen como finalidad conservar el registro pertinente para efectos tributarios y contables con el propósito de cumplir con las normas vigentes en la materia, así mismo con el propósito de realizar los pagos que por la prestación de servicios o suministro de bienes haya lugar; y ejecutar las labores administrativas que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social. COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. almacenará los datos personales de los proveedores por el tiempo establecido en la normatividad fiscal y contable.

5.3. Trabajadores.

La base de datos de trabajadores tiene como fin el mantener la información personal actualizada con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada, y dé cumplimiento a las normas de la materia, así mismo tiene por objeto hacerlos participes de las actividades de bienestar previstas por la compañía. La base de datos de exempleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo titular su información durante el término establecido por la ley laboral.

Niveles de seguridad aplicados al tratamiento.

COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. y los terceros designados para el soporte técnico de las bases de datos, cuentan con reglamentaciones internas sobre seguridad de la información, las cuales se encuentran establecidas en los procedimientos y manuales de la compañía. Adopta medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

6.1. Consulta.

1. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. La compañía suministrará a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
2. La consulta se formulará por correo electrónico a protecciondatosproveedoresccv@acolseg.com.co, o por escrito a la dirección Calle 224 N° 9-60, Bogotá.
3. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá ser superior al primer término.

6.2 Reclamos.

1. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo ante COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
   1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
      1. 1En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
   2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
   3. El término máximo para atender el reclamo será de quince(15)días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo ante COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. antes de dirigirse a la SIC a formular una queja.

6.3 Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.

1. Los Titulares podrán en todo momento solicitar a COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el procedimiento y requisitos previstos en el numeral 7.2 del presente manual.
2. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
3. COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. pone a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada tales como: correo electrónico protecciondatosproveedoresccv@acolseg.com.co, o por escrito a la dirección Calle 224 N° 9-60, Bogotá D.C.

6.4 Del derecho de acceso.

1. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

6.5 Del derecho de actualización, rectificación y supresión.

COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
2. COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
3. COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición y solicitud de los interesados a través del correo electrónico protecciondatosproveedoresccv@acolseg.com.co
4. Es importante tener en cuenta que la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato no es absoluto y COMERCIALIZADORA COLOMBIANA DE VEHÍCULOS S.A. puede negar el ejercicio del mismo cuando:
   1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
   2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación o persecución de delitos o sanciones administrativas.
   3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente